En el contexto de una prolongada emergencia sanitaria y pandemia internacional en el que estamos viviendo y nos mantiene distanciados de nuestros espacios de trabajo, surge la pregunta de cómo mantener la comunicación con nuestros colegas, así como la inquietud por proseguir con nuestras actividades al mismo ritmo bajo condiciones de una “nueva normalidad”.
Las tecnologías de la información (TI) pueden ayudarnos a dar continuidad a nuestras actividades laborales a distancia.
Existen múltiples herramientas tecnológicas que pueden ayudar a la realización exitosa de nuestras actividades y trabajo a distancia, a mantener unido al equipo de trabajo. Por ello, resulta importante elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Identificación de necesidades
Consulta y descarga de documentos. Entre las herramientas colaborativas básicas se encuentran opciones como Google Drive que permite subir documentos de gran tamaño a un repositorio en línea para que otras personas puedan consultarlos y descargarlos.
Videoconferencias. Para el trabajo colaborativo que requiere de reuniones lo recomendable es realizar una videoconferencia.
Una plataforma muy accesible Zoom. Cuenta con una versión gratuita para conferencias de un máximo de 45 minutos; es fácil de instalar, incluye un espacio para chat y una función para compartir la pantalla, permitiendo presentar documentos.
Otra plataforma con características similares Skype de Microsoft. También cuenta con versión gratuita y es fácil de usar. Tanto Zoom como Skype funcionan bien para teléfono celular inteligente y computadora de escritorio o portátil.
Otras herramientas útiles Google Meet. Aunque requiere una licencia de uso. Esta y otras herramientas colaborativas de Google están incluidas en la G Suite.
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Recomendaciones para una videoconferencia exitosa
Programe día y hora para llevarla a cabo. Comuníquelo a su equipo de colaboradores con anticipación para que estén preparados con las herramientas necesarias.
Genere la reunión en la plataforma digital y envíe las invitaciones al resto de los participantes al menos 15 minutos antes para verificar que los convocados se unan sin inconveniente. Considere que no todas las personas están familiarizadas con las reuniones virtuales (videoconferencias) y en la primera podrían requerir asistencia.
Una vez que todos se han unido a la videoconferencia, se sugiere mantener su micrófono apagado para evitar ruidos de fondo mientras el/la líder de equipo da inicio con el orden del día de la reunión.
Comunique, al inicio de la reunión, la forma en que se podrá intervenir.
Una vez tratados todos los temas es importante “Finalizar la videoconferencia” a través de la opción destinada para ello en la plataforma.
Plataforma Zoom en 6 sencillos pasos:
Paso 1: Instale Zoom en su celular o computadora. Para reuniones de trabajo resulta mejor usar una computadora en caso de que requiera compartir algún archivo en pantalla.
Paso 2: Regístrese. Para usarla deberá realizar un breve registro y sólo necesitará un correo electrónico. Otra opción es esperar a que el anfitrión de la videoconferencia le envíe una invitación y, al abrirla, Zoom se instalará automáticamente y podrá unirse a la reunión fácilmente.
Paso 3: Iniciar o ingresar a una reunión. Inicie Zoom y elija la opción “Nueva reunión”. Al hacerlo, se puede optar por encender el audio y video. Si usted es anfitrión invite al resto de los participantes. Si recibió una invitación, sólo deberá dar clic en el link para ingresar.
Paso 4: Opciones de configuración. Zoom permite configurar varias opciones, por ejemplo, puede elegir quién podrá compartir contenidos en pantalla, puede decidir que sólo el anfitrión comparta contenidos o puede seleccionar la opción para que cualquier participante lo haga. Si está usando un celular, el menú configuración se ubica en el extremo inferior derecho de la pantalla.
Paso 5: Compartir elementos en pantalla durante la reunión. Puede compartir elementos como documentos de office (Word, Excel y Power point), archivos en formato PDF o imágenes; además, puede compartir archivos desde su carpeta de Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive. Adicionalmente, también puede compartir un sitio web que esté consultando para mostrarlo durante la reunión. Para esto, simplemente debe seleccionar el ícono con el nombre “Compartir pantalla” localizado en el menú inferior de la pantalla y seleccionar el tipo de elemento que desea compartir.
Paso 6: Finalizar la reunión. Para ello, sólo debe dar un clic en la opción que se encuentra en el extremo derecho del menú inferior
Capacitación en línea y a distancia
Si lo que requiere es una plataforma digital para impartir capacitaciones en línea y a distancia, se tiene:
Google Classroom. Es amigable y fácil de usar. Existen otras plataformas digitales para la capacitación virtual y el trabajo colaborativo, pero requieren licenciamiento (caso de Microsoft Teams).
Moodle. Es una plataforma de software libre que puede considerarse robusta y fue desarrollada para la capacitación a distancia. Esta plataforma cuenta con una amplia gama de funcionalidades dirigidas a mejorar la experiencia de aprendizaje de los participantes y soporta gran número de participantes.
Telefonía y mensajería
Lo anterior sin olvidar que también se cuenta con una herramienta fundamental de amplio uso, el llamado “teléfono inteligente” que tiene la capacidad de un teléfono móvil para llamadas telefónicas, servicio de mensajería y actividades que se pueden realizar en una computadora, teniendo a la vez una gran conectividad. Entre las aplicaciones de mensajería se cuenta, por ejemplo, con WhatsApp, Telegram y Signal.
En suma, las plataformas digitales mencionadas, al igual que otras herramientas con diferentes características y funcionalidades, pueden ayudarnos en el proceso de adaptación a una nueva forma de vivir y trabajar como consecuencia de la emergencia sanitaria por el COVID-19 a escala global.
Una vez transcurrida esta crisis, diversas actividades, así como el trabajo a distancia y el comercio electrónico de bienes y servicios de todo tipo basados en el uso extensivo de las TI no serán una opción sino una realidad que se irá imponiendo en todos los países, regiones y localidades, sustituyendo a la “normalidad” que solíamos conocer.